In 7 stappen de samenwerking binnen het team bespreken

In deze blog neem ik je stap voor stap mee hoe jij het gesprek over de samenwerking binnen je team op gang brengt. Ik help je met letterlijke voorbeeldzinnen en een duidelijke werkvorm; de check-in. Waarom? Teams waar de samenwerking op orde is, nemen meer verantwoording, zijn productiever en scoren hoger op het ervaren van werkplezier. Wil je weten hoe je de samenwerking positief kan beïnvloeden? Volg deze 7 stappen en geef weer energie aan jullie verbinding. Dit kan zowel ‘live’ als ‘online’.

Waarom is aandacht voor het samenwerken belangrijk?

In deze tijd is het niet vanzelfsprekend dat er binnen teams aandacht uitgaat naar afspraken over het samenwerken. Hoe willen we samenwerken? Hoe doen we het samen? Veel medewerkers werken vanuit huis, missen het onderlinge sociale contact en ervaren een duidelijke verandering in het werk. De agenda staat daardoor vol met inhoudelijke onderwerpen waarop afstemming nodig is. Toch is het waardevol aandacht te geven aan het proces dat samenwerking vraagt.

Een team waarbij de samenwerking op orde is, heeft kennis over zichzelf en over hun collega’s. Ze bespreken problemen in de samenwerking met elkaar en daardoor zijn ze effectief in het oplossen van problemen. Ze zijn in staat inhoudelijk op het werk te reflecteren, maar ook op elkaars input en op het proces. Het werk wordt effectiever ingevuld en resultaten worden sneller behaald.

Wat zijn de eerste signalen van problemen in de samenwerking?

Problemen in de samenwerking binnen het team wordt als eerste gevoeld in alle momenten dat je met elkaar communiceert. Formeel, informeel, geschreven of gesproken woorden in de wandelgangen of bij het koffiezetapparaat. Overleggen en vergaderen zijn energielekken geworden. Je merkt dat de onderlinge verbinding is verstoord, ondanks dat iedereen met goed bedoelingen aan tafel zit. Je hoort veelal dezelfde mensen aan het woord. De agenda is lang en de lijst met onderwerpen wordt alleen maar langer. Een aantal teamleden trekt zich al meer terug op hun eigen taakgebied, hoor je niet en kijkt niet meer om zich heen. De harde werkers gaan nog harder werken en klagen dat anderen dat niet doen. Ze stappen naar de leidinggevende en stellen dat die zijn werk goed moet doen en mensen moeten gaan aanspreken. En die is alleen maar brandjes aan het blussen. Een duidelijk signaal dat men openheid mist is om elkaar te vertrouwen en daardoor zelf conflicten niet aangaan.

Dat werkt niet lekker, voor niemand niet.

En nu? Wat ga je doen? Meteen een teamcoach inhuren? Ik geloof dat veel teamleiders, managers en leidinggevenden maar ook teamleden veel zelf kunnen doen om de samenwerking ter sprake te brengen. Besef dat onrust, onderlinge irritaties en verlaagde teamprestaties verschillende oorzaken kunnen hebben. Het aankaarten van de onderlinge problemen en openheid creëren om daar helderheid in te krijgen, lost al veel op. Het is dus zaak dat je de samenwerking gaat bespreken. Dat is ontzettend spannend om te doen, geloof me, heel veel collega’s van je zijn heel blij dat je erover gaat beginnen! Vertrouw daar dus op!

Je gaat het gesprek eens op een andere manier starten; met de werkvorm check-in! Ik help je een handje met voorbeeldteksten.

Stap 1: Start een het teamgesprek op een andere manier

“Ik wil dit overleg besteden aan onze onderlinge samenwerking. Ik merk dat er irritaties en energielekken zijn. Ik heb hier zelf last van en ik hoor om mij heen dat anderen daar ook last van hebben. Ik wil onderzoeken wat er aan de hand is. Als we ieders mening en ervaringen hebben gehoord, dan kunnen we er wat mee en samen beter worden. Als jullie het goedvinden, zou ik graag met de werkvorm check-in het gesprek hierover op gang willen brengen.”

Stap 2: Gebruik de werkvorm check-in

Voordat je over gaat tot het werkelijke gesprek, leg je eerst het doel van de werkvorm uit. “Met een check-in krijgt iedereen de ruimte om iets te zeggen. Het toont wat er leeft in de groep qua onderwerpen, energie en emoties. Het schept verbinding omdat het alles is wat er nu is. En dat is oké, want ik geloof dat we hier met elkaar willen leren en ontwikkelen. Daar vertrouw ik op.”

Een check-in is effectief doordat men niet op elkaar reageert en er zo ruimte ontstaat om in een veilige setting je uit te kunnen spreken. Het is dus belangrijk dit goed te benadrukken. “We gaan met elkaar in gesprek om samen wijzer te worden. We starten met een andere werkvorm om met elkaar het gesprek te voeren. Eén persoon is aan het woord, en de rest luistert. We reageren niet op elkaar. Iedereen vertelt iets, kort of lang, zolang als nodig is. Als die klaar is, neemt een ander het woord over. Het hoeft niet volgens de volgorde van het rondje, je mag je uitspreken als je er klaar voor bent. Aan het einde komt er ruimte om op elkaar te reageren.”

Stap 3: Start zelf als eerste

En dan start je zelf als eerste. Jawel. Als eerste. Dat voelt eng en spannend, maar is absoluut het juiste om te doen! Waarom? Binnen groepsdynamiek is bekend dat de eerste die het gesprek start, veelal ook de inhoud van het gesprek bepaalt. Als eerste geef je dus sturing aan de inhoud van het gesprek. Maar let op! Het is belangrijk dat je altijd de plussen en minnen rond het spanningsveld van het onderwerp benoemt die jij zelf ook voelt, ziet en beleeft. Je geeft dan openheid van alle opvattingen, emoties en issues die er rond het onderwerp leven. Jij wilt het hebben over jullie samenwerking.

1. Benoem dus eerst wat er goed gaat in de samenwerking
2. Vervolgens vertel jij waar je last van hebt en vertel wat deze last met je doet
3. Daarna stel jij je kwetsbaar op; wat zie jij jezelf in de samenwerking niet doen wat je eigenlijk wel hoort te doen?
4. Tenslotte geef jij aan wat je hierin wilt leren en wat je verlangen is binnen jullie samenwerking
5. En dan ben je klaar en laat je een stilte vallen. Of als je dit online doet, zeg: “Ik ben klaar met praten, wie volgt?”

Stap 4: Geef iedereen de ruimte en het woord

Zorg dat niemand op elkaar reageert, hoe begrijpelijk het soms ook kan zijn. Het zorgt voor vrijheid in de uitingen die mensen maken.

Stap 5: Maak samen een samenvatting

Als iedereen geweest is, maak je een samenvatting van wat er benoemd is van alle lasten en verlangens. Zeg daarbij wel dat jullie samen een extern geheugen zijn; laat aanvullen waar nodig is. Zo maak je het een gezamenlijke verantwoordelijkheid dat alles gezegd gaat worden.

Samenvatten doe je op de tegenstellingen, zoals bijvoorbeeld; “Er zijn mensen die met plezier naar hun werk gaan, maar er zijn ook mensen die met tegenzin van huis vertrekken”, “Er is het gevoel van ‘je mag toch altijd alles zeggen’ en er is ‘ik mag geen afwijkende mening hebben’”. Let erop dat je benoemt wat de meerderheid zegt, maar helemaal wat “maar” enkelen of enkeling zegt; benoem het andere geluid.

Stap 6: Vraag of er verduidelijking nodig is

Als gespreksleider vraag je; “Wie heeft er naar aanleiding van de checkin nog vragen aan anderen, wil zichzelf nog wil verduidelijken of heeft nog een andere reacties?”. Zo niet, meteen door naar stap 7. Als er wel nog vragen liggen, probeer voor ogen te houden dat het allemaal te maken heeft met de vraag van stap 7!

Stap 7: Leg samenwerkingsdoelen vast

Na deze werkvorm hebben jullie veel informatie van elkaar gekregen over de ervaren lasten maar ook over de verlangens die er zijn over de manier van samenwerken. Vraag; “Met al deze inzichten en nieuwe informatie, nu we dit allemaal weten, laten we weer eens teruggaan naar de vraag; Hoe willen we samenwerken? Wat ligt er om geleerd te worden?”

Voer hier het gesprek over en inventariseer jullie punten. Maak dat eens zo concreet mogelijk qua gedragsbeschrijvingen; Hoe ziet ‘respect’ eruit bij jullie, wat doen jullie dan? Wat doe je als je elkaar wil vertrouwen? Welke afspraken willen jullie met geschreven communicatie, welke met online en live communicatie? Maak dus doelen over de samenwerking. Leg dat vast. En kom daar eens elk overleg op terug; Hoe gaat het met de samenwerkingsdoelen? Regelmatig evalueren op jullie afspraken over de samenwerking maakt dat het blijft leven en dat men zich eraan gaat houden.

Ik hoop dat jullie als team door het gebruiken van dit stappenplan de samenwerking kunnen aankaarten en weer terug kunnen naar een plezierige werksfeer met inspiratie en energie! Mocht je nog iets willen weten over teamontwikkeling, cultuur, samenwerken en slagvaardigheid, stel je vraag gerust in de comments, of stuur mij een mail. Je mag mij hierover alles vragen, ik beantwoord altijd!