Als je als leidinggevende merkt dat de samenwerking in jouw team niet soepel verloopt, is het zaak om daar verandering in te brengen. Hoe pak je dat aan? In dit artikel geef ik je een concreet stappenplan om binnen jouw team het gesprek op gang te brengen over de kwaliteit en vorm van de onderlinge samenwerking.
Het belang van een goede samenwerking binnen je team
Binnen een team waarin de samenwerking op orde is, heeft elk teamlid kennis over zichzelf en over de andere teamleden. Problemen in de samenwerking worden openlijk met elkaar besproken, waardoor ze effectief opgelost kunnen worden. Alle leden staan als het ware open voor elkaar.
Ieder teamlid is in staat om inhoudelijk op het werk te reflecteren, maar ook op elkaars input en op het proces. Verschillen van mening vormen geen probleem en worden in de aanpak geïntegreerd. Het werk wordt effectief ingevuld en resultaten worden snel behaald.
Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk ontstaan binnen veel teams energielekken en verstoringen in deze effectiviteit. Het is niet vanzelfsprekend dat dit door de leidinggevende niet alleen gesignaleerd wordt, maar ook aangepakt. De werkdruk is immers hoog en je agenda overstroomt met urgente, werkinhoudelijke taken. Het voelt als tijdsverlies om in te gaan op die energielekken en verstoringen.
Hoe herken je een moeizame samenwerking?
Problemen in de samenwerking komen het eerste aan de oppervlakte in de communicatie; formeel, informeel, geschreven of gesproken woorden in de wandelgangen of bij het koffiezetapparaat.
Vergaderingen zijn energielekken geworden. Je hoort veelal dezelfde mensen aan het woord. Je merkt dat de onderlinge verbinding is verstoord, ondanks dat iedereen met goed bedoelingen aan tafel zit. Je hoort veel verklaringen, meningen en uitgesproken gevoelens en wensen.
De agenda is lang en de lijst met onderwerpen wordt alleen maar langer. Een aantal teamleden trekken zich al meer terug op hun eigen taakgebied. De harde werkers gaan nog harder werken en klagen bij jou dat anderen dat niet doen. Ondertussen ben jij alleen maar brandjes aan het blussen.
Dat werkt niet lekker. En geloof me: niemand wilt dit. Je kan er vanuit gaan dat ieder teamlid het verlangen heeft dat het anders gaat.
De samenwerking van jouw team verbeteren
Wat nu? Ik geloof dat teamleiders, managers en leidinggevenden – maar ook teamleden – aan de hand van het stappenplan hieronder het verloop van de samenwerking bespreekbaar kunnen maken.
Besef dat onrust, onderlinge irritaties en verlaagde teamprestaties verschillende oorzaken kunnen hebben. Het met elkaar aankaarten van problemen en het creëren van helderheid lost al veel op.
Dat is ontzettend spannend om te doen, maar je kunt erop vertrouwen dat veel van je teamleden blij of zelfs opgelucht zijn dat de manier van samenwerken besproken wordt.
Aan de hand van de check-in werkvorm kun je op een gestructureerde manier het gesprek met je team openen. Ik help je een handje op weg met een stappenplan en bijbehorende voorbeeldteksten. (Deze werkvorm heb ik geleerd bij cursussen over Deep Democracy, zie de voetnoot voor inspiratie.)
Stap 1: Kaart aan het begin van een overleg het probleem aan
“Ik wil dit overleg besteden aan onze onderlinge samenwerking. Ik merk dat er irritaties en energielekken zijn. Ik heb hier zelf last van en ik hoor om mij heen dat anderen daar ook last van hebben. Ik wil graag samen onderzoeken wat er aan de hand is. Als we ieders mening en ervaringen hebben gehoord, dan kunnen we er wat mee en samen beter worden. Als jullie het goed vinden, zou ik graag met de werkvorm check-in het gesprek hierover op gang willen brengen.”
Stap 2: Introduceer de werkvorm ‘check-in’
Voordat je overgaat tot het werkelijke gesprek, leg je eerst het doel van de werkvorm uit. “Met een check-in krijgt iedereen de ruimte om iets te zeggen. Het toont wat er leeft in de groep qua onderwerpen, energie en emoties, wat verbinding schept. Ik vertrouw erop dat we hier met elkaar willen leren en ontwikkelen.
Een check-in is effectief doordat men niet op elkaar reageert en er zo ruimte ontstaat om je in een veilige setting uit te kunnen spreken. Het is dus belangrijk dit goed te benadrukken. “We gaan met elkaar in gesprek om samen wijzer te worden. We starten met een specifieke werkvorm om met elkaar het gesprek te voeren. Eén persoon is aan het woord; de rest luistert. We reageren niet op elkaar. Iemand vertelt iets; kort of lang, zolang als nodig is. Als diegene klaar is, neemt een ander het woord over. Het hoeft niet volgens de volgorde van het rondje, je mag je uitspreken als je er klaar voor bent. Pas aan het einde komt er ruimte om op elkaar te reageren.”
Stap 3: Start zelf als eerste
Als de werkvorm voor iedereen duidelijk is, start je zelf als eerste. Jawel, als eerste. Dat voelt eng en spannend, maar is absoluut het juiste om te doen. Waarom? Binnen een groepsdynamiek is de eerste die het gesprek start degene die grotendeels de inhoud van het gesprek bepaalt. Als eerste spreker geef je dus sturing aan de inhoud van het gesprek.
Het is belangrijk dat je altijd de plussen en minnen rond het spanningsveld van het onderwerp benoemt die jij zelf ook voelt, ziet en beleeft. Je geeft op die manier openheid van alle opvattingen, emoties en issues die er rond het onderwerp leven.
- Benoem eerst wat er goed gaat in de samenwerking.
- Vervolgens vertel je waar je last van hebt en wat deze last met je doet (zonder daarbij de schuld bij een ander neer te leggen!).
- Daarna stel je je kwetsbaar op: wat zie jij jezelf in de samenwerking niet doen wat je eigenlijk wel hoort te doen? Wat laat jij gaan?
- Tenslotte geef je aan wat je hierin wil leren en wat jouw verlangen in de samenwerking is.
- Als je uitgepraat bent, laat je een stilte vallen en zeg je: “Wie volgt?”
Stap 4: Geef iedereen de ruimte en het woord
Zorg dat niemand op elkaar reageert, hoe begrijpelijk het soms ook kan zijn. Het zorgt voor vrijheid en veiligheid in de uitingen die mensen maken.
Stap 5: Maak samen een samenvatting
Als iedereen geweest is, maak je een samenvatting van alle lasten en verlangens die benoemd zijn. Het team vormt samen een extern geheugen; laat iedereen aanvullen waar nodig. Zo maak je het een gezamenlijke verantwoordelijkheid dat alles gezegd wordt.
Samenvatten doe je door ook de tegenstellingen te benoemen, zoals: “Er zijn mensen die met plezier naar hun werk gaan, maar er zijn ook mensen die met tegenzin van huis vertrekken”, “Er is het gevoel van ‘je mag toch altijd alles zeggen’ en er is ‘ik mag geen afwijkende mening hebben’”.
Let erop dat je niet alleen benoemt wat de meerderheid zegt, maar vooral wat een enkeling zegt.
Stap 6: Vraag of er verduidelijking nodig is
Als gespreksleider vraag je vervolgens; “Wie heeft er naar aanleiding van de check-in nog vragen aan anderen, wil zichzelf nog wil verduidelijken of heeft nog andere reacties?”. Aan de hand van de respons kun je het bruggetje naar stap 7 maken.
Stap 7: Leg samenwerkingsdoelen vast
Het team heeft nu veel informatie van elkaar gekregen over de ervaren lasten en verlangens die er zijn over de manier van samenwerken. “Met al deze inzichten en nieuwe informatie kunnen we teruggaan naar de vraag: hoe willen we samenwerken? Wat ligt er om geleerd te worden?”
Voer hier het gesprek over en inventariseer jullie punten. Maak de gedragsbeschrijvingen zo concreet mogelijk. Hoe ziet ‘respect’ eruit binnen dit team; wat doen jullie dan? Wat doe je als je elkaar wil vertrouwen? Welke afspraken willen jullie met geschreven communicatie en welke met online of live communicatie? Maak concrete doelen over de samenwerking en leg deze vast.
Kom daar vervolgens geregeld op terug. Hoe gaat het met de samenwerkingsdoelen? Regelmatig evalueren over jullie afspraken over de samenwerking maakt dat het blijft leven en dat men zich eraan gaat houden.
Op naar een betere samenwerking met je team
Ik hoop dat je aan de hand van dit stappenplan de samenwerking kunt aankaarten binnen jouw team, zodat jullie weer terug kunnen naar een plezierige werksfeer met inspiratie en energie. Mocht je nog iets willen weten over teamontwikkeling, cultuur, samenwerken en slagvaardigheid, stel je vraag gerust via LinkedIn of Instagram, of stuur mij een mail: mieke@miekevanderkroon.nl.
Deze werkvorm is geïnspireerd vanuit Deep Democracy, de boeken van Jitske Kramer en de trainingen van Frank Weijers.
Ik ben Mieke van der Kroon en ik help leiders om het plezier terug te vinden in het leidinggeven, door teams vanuit de juiste flow te laten samenwerken. Neem gerust een kijkje op mijn website om te zien wat ik voor jou en jouw team kan betekenen.