Als leidinggevende kan het frustrerend zijn als teamleden afspraken niet nakomen, want het voelt alsof de betrokkenheid ontbreekt. Je teamlid zegt ‘ja’ en doet vervolgens ‘nee’. Vaak ligt het probleem dieper dan de onbereidheid waar het in eerste instantie op lijkt. Je teamleden kunnen verschillende redenen hebben om afspraken niet na te komen.
Door dit gedrag te begrijpen en hier bij de besluitvorming al op in te spelen, kun je jouw team soepeler laten samenwerken. Daar vertel ik in deze podcastaflevering meer over.
Afspraken niet nakomen: waarom?
Het fenomeen “ja zeggen, nee doen” komt in bijna elk team voor. Er zijn tientallen mogelijke redenen waarom afspraken niet nagekomen worden, maar drie daarvan kom ik in mijn coachingsessies geregeld tegen en kunnen relatief eenvoudig door leidinggevenden getackeld worden. Het begint allemaal in de besluitvorming; het moment waarop de afspraken gemaakt worden en er door de teamleden (al dan wel of niet) ‘ja’ wordt gezegd. Waarom wordt deze ‘ja’ in de praktijk toch nog een ‘nee’?
- Geen ruimte om nee te zeggen: Teamleden voelen zich tijdens een vergadering te ongemakkelijk om nee te zeggen, zeker als de urgentie hoog is of de groepsdruk toeneemt. Een teamlid lijkt op dat moment mee te gaan in het besluit, maar door de dynamiek zet het zichzelf als het ware “uit”.
- Niet realistisch genoeg: Bij jonge teams speelt vaak een ander probleem. Ze zitten in een flow en zeggen uit enthousiasme ‘ja’ tegen een besluit of een idee, zonder goed na te denken over de haalbaarheid of de gevolgen op de lange termijn. Later blijkt dat ze niet voorbereid waren op wat er allemaal nodig was om die ‘ja’ waar te maken.
- Niet helder genoeg: Een derde optie is dat de besluitvorming niet concreet genoeg is. In teams binnen het onderwijs zie ik vaak dat er tijdens een besluitvorming genoeg ideeën op tafel worden gelegd, waar teamleden enthousiast mee instemmen, zonder met het hele team helder te hebben wáár nu precies ‘ja’ tegen wordt gezegd.
Hoe kun je ‘ja zeggen, nee doen’ als leidinggevende tackelen?
Als leidinggevende heb je een cruciale rol bij het voorkomen van ja zeggen en nee doen. Hier zijn een paar stappen die je kunt nemen:
- Check actief de instemming. Zie zwijgen niet als een ja. Vraag iedereen expliciet of ze akkoord gaan. Dit voorkomt misverstanden.
- Wees nieuwsgierig. Vraag door: “Hoe heb jij dit besluit geïnterpreteerd?” of “Is er iets dat je tegenhoudt om dit uit te voeren?” Hiermee maak je ruimte voor eerlijkheid en haal je verborgen bezwaren boven tafel.
- Geef ruimte om nee te zeggen. Creëer een veilige omgeving waarin mensen zonder angst voor consequenties kunnen aangeven als iets niet haalbaar is. Dit voorkomt dat de ‘nee’ later pas in gedrag zichtbaar wordt.
Maar vooral: Zet in op teamverantwoordelijkheid.
Om afspraken na te komen, is het essentieel dat het hele team zich verantwoordelijk voelt voor het gezamenlijke resultaat. Hier gaat het vaak mis: iedereen werkt hard, maar het is ieder voor zich. Vraag je team regelmatig:
- Hebben we hetzelfde beeld van het eindresultaat?
- Welke tussenstappen zijn daarvoor nodig?
- Helpen we elkaar als iets niet lukt?
- Zijn onze afspraken nog handig en haalbaar?
Het vraagt lef en goede samenwerking om deze vragen te bespreken. Als leidinggevende is het jouw taak om ruimte in te bouwen voor deze reflectie. Het wordt vaak vanuit urgentie overgeslagen, omdat er ‘geen tijd’ is om stil te staan bij de vorm van de samenwerking. Het is echter onwijs belangrijk om geregeld bij elkaar in te checken. Zorg dus niet alleen voor inhoudelijke afstemming, maar ook voor gesprekken over hoé jullie samenwerken.
Bewuste besluitvorming met jouw team
“Ja zeggen, nee doen” tackelen begint bij bewuste besluitvorming. Neem de tijd om afspraken scherp te krijgen en laat ruimte voor eerlijke gesprekken. Met de juiste begeleiding en teamcoaching kan jouw team effectiever samenwerken en als één geheel achter besluiten staan.
Wil je jouw team hierin verder ontwikkelen? Ik begeleid teams naar een effectievere samenwerking. Neem contact met me op via mieke@miekevanderkroon.nl of LinkedIn om de mogelijkheden voor een coachingstraject op maat te bespreken.
Een transformatie van jouw team
Wil jij als leidinggevende op zoek naar de juiste balans voor jouw team? Via een vrijblijvende call bespreken we bij welke ondersteuning jij en jouw teamleden gebaat zijn. Binnen een traject van zes tot negen maanden kan je een behoorlijke transformatie met je team bereiken. Mijn werk is gedaan als jullie het vanaf dan zelf aankunnen.
Voor wie een korter traject zoekt, richt ik me op de eerste communicatiepatronen en helderheid over verantwoordelijkheden. Dit omvat tevens een stukje groepsdynamiek met basisregels. In het lange traject gaan we ook nog dieper in op onderlinge frustraties, het integreren van (menings)verschillen en het leren omgaan met conflicten.
Ik ben Mieke van der Kroon en ik help leiders om het plezier terug te vinden in het leidinggeven, door teams vanuit de juiste flow te laten (samen)werken. Neem gerust een kijkje op mijn website om te zien wat ik voor jou en jouw team kan betekenen.
Ik ben erg benieuwd wat je van deze podcastaflevering over ‘afspraken niet nakomen’ vond. Zin om nog even over dit onderwerp te sparren? Laat vooral iets van je horen via mieke@miekevanderkroon.nl of LinkedIn.