Vergaderen; je ontkomt er op de werkvloer niet aan, maar wat is eigenlijk het nut ervan?
In veel organisaties vormen vergaderingen een vast onderdeel van de werkdag. Toch zijn ze vaak een bron van frustratie. De vergadering lijkt eindeloos te duren, zonder dat er iets concreets uitkomt. Effectief vergaderen lijkt een utopie.
Hoe kan dat toch? En hoe zorgen we ervoor dat vergaderingen optimaal benut worden? In deze podcastaflevering ga ik in op het nut van vergaderen, de problemen waar teams vaak tegenaan lopen en de oplossingen.
Het nut van effectief vergaderen
Vergaderingen vormen een belangrijk onderdeel van de samenwerking binnen een team. Het is een afstemmoment waarin gezamenlijke doelen worden geëvalueerd en waar besluiten worden genomen die impact hebben op het hele team.
Vergaderingen kunnen dus nuttig zijn om zaken af te stemmen, beslissingen te nemen en om voortgang te bespreken. Maar onder de vraag waarom we vergaderen, ligt veel meer: hoe dragen we individueel bij aan het succes van een vergadering? Wie is waarvoor verantwoordelijk? En hoe werken we aan gezamenlijke doelstellingen zonder in elkaars vaarwater te komen? Het gebrek aan antwoorden op deze vragen vormt vaak de kern van de vergaderproblemen waar teams tegenaan lopen.
Oorzaken van mislukte vergaderingen
- Onduidelijkheid: Te vaak komen teams samen zonder dat helder is wat de bedoeling van het overleg is. En als er wél een doel is, is het vaak niet duidelijk wie welke verantwoordelijkheid draagt. Is er binnen het team duidelijkheid over wie welke beslissingen mag nemen? En is de manier waarop jullie aan de gezamenlijke doelstellingen werken helder?
- Nutteloos doel: Vergaderingen worden te vaak gebruikt voor mededelingen in plaats van overleg. “Had dit niet via een e-mail gedeeld kunnen worden?”
- Te grote teams: Er zitten vaak te veel mensen aan tafel. Wanneer de agendapunten van een vergadering geen raakvlak hebben met iemands doelen, kun je ervan uitgaan dat de focus en motivatie snel verdwijnt. Alle aanwezigen moeten dus een duidelijke reden hebben om bij de vergadering aanwezig te zijn en te participeren.
Verder is de context van de werkplek cruciaal voor effectief vergaderen. Teams waarin weinig initiatief wordt genomen, waarbij de leidinggevende niet afgestemd is op de fase waarin het team zich bevindt, of waar teamleden elkaar amper kennen, zijn gedoemd om vast te lopen. Deze teams zijn er simpelweg nog niet klaar voor om verantwoordelijkheid te nemen of om goed samen te werken.
Het belang van de groepsdynamiek
In zo’n omgeving kun je op individueel niveau nóg zo graag verandering willen brengen; het is gedoemd te mislukken. Zo kun je je bijvoorbeeld voornemen om voortaan meer initiatief te tonen tijdens vergaderingen. “Vanaf nu zeg ik in een vergadering wél wat ik denk.” Zonder steun van de groep en een gezonde dynamiek, wordt dat echter een lastige opgave. De patronen binnen een team zijn sterk verankerd. Als je deze op eigen houtje probeert te doorbreken, zal dat ongetwijfeld tot (nog meer) frustratie leiden.
Verandering op de werkvloer vindt niet op individueel niveau plaats. De kracht van een team ligt in de samenwerking en de groepsdynamiek. Om effectief te kunnen vergaderen, is het essentieel dat iedereen begrijpt wat van hem of haar verwacht wordt. De doelstellingen moeten helder zijn en iedereen moet gemotiveerd zijn om daaraan bij te dragen.
Veiligheid en afhankelijkheid binnen teams
Een ander cruciaal aspect van effectief vergaderen is dat teamleden zich veilig voelen om hun mening te geven. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat anderen hen begrijpen, zelfs wanneer de standpunten verschillen.
Tot slot vereist effectief vergaderen een bepaalde mate van afhankelijkheid. Op welke manier ben jij afhankelijk van een ander teamlid om jouw doelen te bereiken? Als die afhankelijkheid er niet is, heeft een vergadering weinig zin. Er is dan geen gedeeld belang en dus geen reden om samen te komen.
Op naar effectief vergaderen
Vergaderingen kunnen enorm effectief zijn, mits ze op de juiste manier worden ingezet. Om dat te bereiken is het belangrijk dat je als teamleider de juiste vragen stelt. Waarom komen we samen? Is het voor iedereen duidelijk wat de bedoeling is? Wie draagt welke verantwoordelijkheid?
Vergaderingen mogen geen tijdverspilling zijn, maar juist momenten waarop teamleden samenwerken en elkaar versterken. Alleen op die manier kunnen vergaderingen bijdragen aan het succes van het team – en dat begint met helderheid en samenwerking.
Met elk traject dat ik doe, werk ik aan duidelijkheid. Want zonder helderheid in doelstellingen, taken en verantwoordelijkheden, is effectief vergaderen een onmogelijke taak.
Een transformatie van jouw team
Wil jij als leidinggevende het (nieuwe) fundament van jouw team neerzetten en patronen doorbreken? Via een vrijblijvende call kunnen we bespreken bij welke ondersteuning jij en jouw team gebaat zijn. Binnen een traject van zes tot negen maanden kan je een behoorlijke transformatie met je team bereiken. Mijn werk is gedaan als jullie het vanaf dan zelf aankunnen.
Voor wie een korter traject zoekt, richt ik me op de eerste communicatiepatronen en helderheid over verantwoordelijkheden. Dit omvat tevens een klein stukje groepsdynamiek met basisregels. In het lange traject gaan we ook nog dieper in op onderlinge frustraties, het integreren van (menings)verschillen en het leren omgaan met conflicten.
Ik ben Mieke van der Kroon en ik help leiders om het plezier terug te vinden in het leidinggeven, door teams vanuit de juiste flow te laten (samen)werken. Neem gerust een kijkje op mijn website om te zien wat ik voor jou en jouw team kan betekenen.
Ik ben erg benieuwd wat je van deze podcastaflevering over het nut van effectief vergaderen vond. Zin om nog even over dit onderwerp te sparren? Laat vooral iets van je horen via mieke@miekevanderkroon.nl, Instagram of LinkedIn.