Het lijkt vanzelfsprekend dat je elkaar binnen een team geregeld spreekt. Zeker als je dagelijks met elkaar samenwerkt. Maar is dat werkelijk zo?
Je ontkomt er haast niet aan dat er binnen jouw team – groot of klein – subgroepen ontstaan. Deze subgroepen binnen teams ontstaan vaak uit een gedeelde frustratie, welke alleen maar groter wordt zolang het open gesprek uitblijft.
Waar in een ideale samenwerking alle energie gericht is op het behalen van doelen, gaat bij deze teams energie verloren in spanningen en frustraties tussen de verschillende subgroepen. Hoe pak je dit als leidinggevende aan?
In deze podcastaflevering vertel ik aan de hand van een praktijkvoorbeeld over het ontstaan van subgroepen binnen teams en hoe je hier als leidinggevende mee omgaat.
Teamdynamiek: de bovenstroom en onderstroom
Om effectief te kunnen samenwerken, is een goede balans tussen wat we ‘boven- en onderstromen’ noemen essentieel.
De bovenstroom bestaat uit zichtbare zaken: de doelen, structuren, procedures en werkafspraken die vastgelegd staan, bijvoorbeeld in de agenda’s en notulen. Toch blijken er in de bovenstroom vaak (onuitgesproken) onduidelijkheden en interpretatieverschillen te zijn. Wat we met z’n allen als ‘duidelijk’ aannemen, blijkt voor de één X en voor de ander Y te zijn.
De onderstroom is waar de echte dynamiek zich afspeelt. Dit is het domein van emoties, frustraties en onuitgesproken verwachtingen die onbewust de communicatie en samenwerking sturen. Wanneer teamleden zich niet vrij voelen om hun mening te geven of wanneer verschillen als bedreigend worden gezien, ontstaan er subgroepen. De energie richt zich dan op het verdedigen en overeind blijven in deze onderstroom, in plaats van op het behalen van de doelen (bovenstroom).
Subgroepen binnen teams: een voorbeeld uit de praktijk
Een school waar ik werd ingeschakeld als coach, worstelde met precies deze dynamiek. De teamleider had te maken met twee duidelijke subgroepen binnen het team, die elk een andere werkstijl en focus hadden. De ene groep bestond uit mensen die vooral vanuit bezieling werkten en de tijd namen voor creatieve ideeën, terwijl de andere groep resultaatgericht en gestructureerd werkte en veel waarde hechtte aan duidelijkheid en efficiëntie. Twee groepen die het beste uit zichzelf willen halen op de werkvloer, maar in de manier waarop lijnrecht tegenover elkaar staan; een bron van wederzijds onbegrip.
Het team gaf zelf aan dat ze last hadden van deze tweedeling en dat zie hier iets aan wilden doen, waarna ze bij mij uitkwamen. Super, want 1) ze erkennen het probleem, 2) ze willen hier iets aan doen, en 3) dat is ook mogelijk, want dit is een heel normaal en veelvoorkomend probleem binnen teams.
Wat bleek het geval? De teamleden zitten nauwelijks met elkaar om de tafel; alles is in kleinere werkgroepen verdeeld. Dit team zit nota bene op één locatie, en toch wordt er geen actie ondernomen om als groep samen te komen. Het blijft beperkt tot de koffiemomenten en het geklets in de wandelgangen. De ideale omstandigheden voor geroddel en besluitvorming zonder anderen daarbij te betrekken.
Dat dit team geen vergaderingen houdt, is niet zonder reden. Toen dit team nog wél geregeld een overleg inplande, liepen deze vergaderingen vaak moeizaam. Ze kregen te maken met herhaalde agendapunten, een groot deel van de teamleden die zich niet uitsprak, meningsverschillen die alsmaar groter werden en irrelevante onderwerpen die geopperd werden.
Mededelingen die net zo goed per mail konden, namen kostbare tijd in beslag. Essentiële punten kwamen dan juist weer niet ter sprake. Deze bijeenkomsten voelden stroperig en energie-slurpend. Logisch! En dus kwamen ze met de oplossing: we lassen dit soort vergaderingen gewoon niet meer in. Voor de korte termijn loste dat zeker het een en ander op…
Omgaan met frustraties: de sleutel tot effectief vergaderen
Logisch dat teamleden liever in hun vertrouwde subgroepen werkten. Op de lange termijn zorgt deze opsplitsing er echter voor dat verschillen alleen maar groter worden en frustraties niet goed verwerkt worden. Want hoewel het afschaffen van gezamenlijke vergaderingen een ‘oplossing’ lijkt, raakt het team door deze keuze alleen maar verder van elkaar verwijderd.
Zonder elkaar regelmatig écht te spreken en zonder gezamenlijke besluitvorming kan het team niet optimaal functioneren. Wanneer teamleden niet gewend zijn om meningsverschillen uit te spreken, blijft de spanning tussen de twee subgroepen onder de oppervlakte sluimeren. Frustraties worden onderdrukt in plaats van gekanaliseerd, en dat werkt contraproductief. De energie wordt gericht op ongenoegen in plaats van op gezamenlijke doelen.
In teams die wél goed omgaan met frustraties, kunnen meningsverschillen juist bijdragen aan creativiteit en innovatie. Teams zonder meningsverschillen bestaan namelijk niet. Hoe je met deze meningsverschillen omgaat, is vaak de sleutel tot een effectieve, fijne samenwerking.
Effectief vergaderen betekent daarom niet alleen dat iedereen goed is voorbereid en dat de agenda duidelijk is, maar vooral dat er een veilige sfeer is om elkaar aan te spreken en verschillende perspectieven te integreren. Als je dát als leidinggevende met jouw team kan creëren, dragen meningsverschillen bij aan optimaal resultaat.
Van subgroepen naar een sterk team
Iedereen binnen een team komt met eigen ervaringen en verwachtingen. En ja, dit zorgt soms voor botsingen. De kunst is om deze botsingen te gebruiken als basis voor groei. Het leren omgaan met frustraties binnen een team vergt oefening, maar levert uiteindelijk een sterkere samenwerking en meer onderlinge verbondenheid op.
Ben jij leidinggevende op een school en wil je meer weten over effectief vergaderen en het omgaan met subgroepen binnen je team? Op 17 januari geef ik samen met Tim de Haan een inspirerende trainingsdag. We gaan aan de hand van een stukje theorie, maar vooral ook interactieve oefeningen, in op manieren om communicatie en samenwerking te verbeteren, zodat een team zijn volledige potentieel kan benutten. Meld je aan en krijg op 17 januari concrete handvatten mee om met jouw team aan de slag te gaan, of neem eerst even contact met me op via mieke@miekevanderkroon.nl of LinkedIn.
Een transformatie van jouw team
Wil jij als leidinggevende op zoek naar de juiste balans voor jouw team? Via een vrijblijvende call bespreken we bij welke ondersteuning jij en jouw teamleden gebaat zijn. Binnen een traject van zes tot negen maanden kan je een behoorlijke transformatie met je team bereiken. Mijn werk is gedaan als jullie het vanaf dan zelf aankunnen.
Voor wie een korter traject zoekt, richt ik me op de eerste communicatiepatronen en helderheid over verantwoordelijkheden. Dit omvat tevens een stukje groepsdynamiek met basisregels. In het lange traject gaan we ook nog dieper in op onderlinge frustraties, het integreren van (menings)verschillen en het leren omgaan met conflicten.
Ik ben Mieke van der Kroon en ik help leiders om het plezier terug te vinden in het leidinggeven, door teams vanuit de juiste flow te laten (samen)werken. Neem gerust een kijkje op mijn website om te zien wat ik voor jou en jouw team kan betekenen.
Ik ben erg benieuwd wat je van deze podcastaflevering over subgroepen binnen teams vond. Zin om nog even over dit onderwerp te sparren? Laat vooral iets van je horen via mieke@miekevanderkroon.nl of LinkedIn.